Ah réunionite quand tu nous tiens. Qui ne sait jamais ennuyé dans une réunion, n’a jamais eut le sentiment de perdre son temps ? Que le premier jette la pierre. Personne à coup sûr. En effet, on se réunit de plus en plus pour un rien mais comment transmettre le maximum d’informations sans perdre de temps ? Tel est le challenge à relever.
Evoluant dans une petite entreprise, je n’ai plus ce problème de réunions interminables. Bon d’accord avant dans le groupe où j’étais c’était pire on ne faisait plus de réunions mais des rendez vous à n’en plus finir.
Alors comment réduire la durée des réunions ?
1. Faire un ordre du jour de la réunion.
Faire un ordre du jour, bien sûr c’est le bon sens mais qui le fait régulièrement ? Peu de monde. Moi je l’ai institué chez nous, donc dimanche après midi pour préparer ma semaine, je fais l’inventaire des points que je souhaite aborder et l’envoi aux collaborateurs qui le recevront soit le jour même soit le lendemain ce qui leur laisse le temps de préparer la réunion qui a lieu à 10 heures.
2. Préparer la réunion.
Chaque point étant connu, chacun peut les préparer et ajouter d’autres points qu’ils souhaitent faire figurer. Donc au début de la réunion on établit l’ordre du jour définitif et chacun est prêt à échanger à le plus d’efficacité possible.
3. Rédacteur – Modérateur.
Il faut toujours qu’il y ait un ou une rédacteur qui prenne des notes pour faire ensuite le compte rendu de la réunion. Cela ne doit empêcher personne de prendre des notes sur les travaux à faire ou les idées émises. Il est évident qu’un compte rendu doit être remis dans la journée à chaque participant avec pour chaque point la liste des actions à mener avec les responsables et le timing. Cela facilite notamment l’organisation de la réunion suivante et l’organisation tout court.
Un modérateur est aussi important car il doit donner le rythme et s’est également le garant du respecter du timing.
4. Commencer à l’heure.
Si la réunion commence à 10 heures n’attendait pas que chacun soit là : la réunion doit commencer à l’heure. D’abord cela fera venir les retardataires, vous ne pouvez imaginez ce que la fermeture de la porte peut avoir comme impact sur l’arrivée des gens. Ensuite, les participants sachant que la réunion commence à l’heure ont tendance la fois d’après à être en avance…
5. Eliminer les intrus.
Il faut éliminer tous les objets qui pourraient divertir les participants. Donc il faut laisser sur son bureau : téléphone portable, portable, bouquins, rapports. Il faut uniquement apporter un style, un bloc ou un cahier et le dossier à aborder.
6. Fermer la porte à clé.
Il faut à tout prix éviter d’être déranger. Donc soit vous fermer la porte, soit vous donner consigne à ce que personne ne vous dérange. Vos assistantes ou vos boites vocales se chargeront de prendre les messages. Et rappelez vous, rien n’est urgent, il n’y a que des choses importantes ou non…
7. Sujet 10.
Chaque sujet ne doit pas dépasser les 10 minutes. Au delà, le sujet n’intéresse plus personne et la réunion s’enlise. C’est donc au modérateur de veiller au timing (cf point 3).
8. Afficher l’heure.
Il faut mettre dans chaque salle de réunion une horloge qui permet à chacun de voir l’heure et donc d’éviter de dépasser l’horaire imparti.
9. Les faits rien que les faits.
Il est important d’être factuel dans une réunion. On se base sur les chiffres, les faits et pas uniquement sur les impressions, les rumeurs ou encore le feeling. Cela évite de parler dans le vide et de valider des actions concrètes.
10. Durée
Vaste sujet. Souvent les réunions durent au minimum 2 heures mais certains disent une réunion ne doit pas durer plus de 30 mn. J’avoue que j’ai aucun avis sur la question et je vous ferais une réponse de normand : cela dépend de la réunion.
Si c’est une réunion hebdomadaire d’équipe, 1 heure me parait largement suffisant. Si par contre c’est une réunion sur un dossier plus technique, on peut aller jusqu’à 2 heures mais au delà, je crains que l’efficacité soit nulle.
Difficile à mettre tout çà en oeuvre ? Assurément. Mais par contre à force d’essayer, on arrive petit à petit à respecter un point, puis un autre et le reste s’enchaîne naturellement pour faire de vous le roi de la réunion efficace.
Sources :
